Asiakirjajulkisuuskuvaus
POP Vakuutus -tuotteet myöntää Suomen Vahinkovakuutus Oy (Y-tunnus 2432824-6). Suomen Vahinkovakuutus Oy:stä käytetään tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa lyhennettä “SVV”. SVV ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoistaan. Tätä kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi. Kuvauksen tarkoituksena on auttaa POP Vakuutuksen asiakkaita silloin, kun he haluavat tehdä SVV:n asiakirjoihin kohdistuvan tietopyynnön.
Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 – Säädökset alkuperäisinä – FINLEX ®) säännöksiin. Tiedonhallintalakia sovelletaan vain osaan SVV:n toiminnasta. Asiakirjajulkisuuskuvaus kattaa vain lakisääteistä liikennevakuutusta sekä liikennevakuutuskorvauksia koskevat, SVV:llä olevat tiedot ja asiakirjat.
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvatut tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään Tiedonhallintalain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalainsäädännön, vakuutuslainsäädännön ja muiden asiaan soveltuvien säädöksien mukaisesti.
Liikennevakuutus
Käyttötarkoitus
Asiarekisterissä olevia tietoja käytetään SVV:ssä liikennevakuutussopimuksiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.
Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
- tilinumero
- ajoneuvon tiedot
- vakuutuksen alkamisaika
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
- markkinointilupa
- asiakaspalautteet
- sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
- maksun määräämisen tiedot
- laskutustiedot, mm. summa, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
- ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
- perinnän tila
- tilitystapa
- asiakaspalautteet
- sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Tietojärjestelmät
Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, laskutusjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, puhelinjärjestelmä sekä chat-järjestelmä.
Liikennevakuutuslain mukaiset korvaukset
Käyttötarkoitus
Asiarekisterissä olevia tietoja käytetään SVV:ssä liikennevakuutussopimuksiin perustuvaan korvauskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan korvausasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.
Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
Vahinkotapahtuman asiakkaan tiedot
- asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteys- ja tilitiedot
- henkilön edunvalvontaa koskeva tieto
- kieli ja kansalaisuus
- ennakonpidätyksessä käytettävät verotiedot.
Vahinkotapahtuman tiedot
- vireilletulopäivämäärä
- vahinkoviite tai -numero
- vakuutusnumero
- vakuutuksenottajan/ajoneuvon kuljettajan/vahinkoa kärsineen/todistajan vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot.
- viranomaisten/kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot.
Korvausratkaisun tiedot
- korvattavuuden tiedot
- korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot
- vahinkoilmoitus ja liiteasiakirjat
- korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
- lääketieteelliset asiakirjat
- viranomaisasiakirjat
- muiden vakuutusyhtiöiden päätökset
- verotus- ja palkkalaskelmat
- vahinkotarkastustiedot
- vahinkopaikkatutkimuksen tiedot
- asiantuntijalausunnot
- laskut
- kulutositteet
- muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat.
Korvaussuorituksen tiedot
- korvauslaji
- korvauksen määrä ja siitä tehtävät vähennykset
- ennakonpidätyksen määrä
- maksupäivämäärä
- korvaukseen oikeutettu
- maksun saaja ja tilitieto
- työkyvyttömyysaika.
Regressitiedot
- maksun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot.
Asiakasviestinnän tiedot
- korvauspäätöksen tiedot
- verkkoviestien tiedot
- sähköpostien tiedot
- tekstiviestien tiedot
- puhelintallenteiden tiedot
- muun asiakasviestinnän tiedot.
Lausuntopyyntö ja valitusasiat
- asiakkaan oikaisupyyntö
- asiakkaan lausuntopyyntö
- asiakkaan kanne
- vakuutusyhtiön lausuntopyyntö
- ratkaisusuosituksia antavan lautakunnan lausunto
- tuomioistuimen ratkaisu.
Tietojärjestelmät
Korvauskäsittelyssä käytettävät tietoaineistot säilytetään seuraavissa arkistoissa:
- sähköinen asiakirjajärjestelmä
- korvausjärjestelmä
- asiakastietojärjestelmä
- paperiasiakirja-arkisto
Hakutekijät, joilla tietosi haetaan järjestelmistä
Tietoja voidaan hakea järjestelmistä seuraavilla hakutekijöillä:
- y-tunnus
- yrittäjän tai yrityksen nimi
- henkilötunnus
- asiakasnumero
- vakuutusnumero
- tarjousnumero
- laskunumero
- henkilön nimi
- vahinkotunnus
- rekisteritunnus
- vakuutuksenantajayhtiö
Tietopyynnön tekeminen
SVV:llä olevat lakisääteisten vakuutuslajien vakuutus- ja korvausasioihin liittyvät tiedot eivät ole lain mukaan julkisia. Tästä syystä ainoastaan asianosaisella on oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Jokaisen tietopyynnön yhteydessä SVV:lla on velvollisuus tarkastaa asiakkaan henkilöllisyys ennen tietojen antamista.
Asiakkaan on ilmoitettava tietojen etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten nimi, osoite, henkilötunnus, vahinkonumero sekä mitä tietoja halutaan toimitettavaksi ja miltä ajalta.
Tee tietopyyntö ensisijaisesti Oma Palvelu -verkkopalvelun kautta vahvasti tunnistautumalla. Vaihtoehtoisesti voit tehdä tietopyynnön osoitteeseen tietosuoja@suomenvahinkovakuutus.fi